Was benötigen Sie um Ihr Business auf Homeoffice umzustellen ?

Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen Ihren Arbeitsallltag ab sofort darauf einstellen

Was benötige ich für ein Homeoffice?

Krisenmodus

Außergewöhnliche Zeiten sind seit März 2020 eingebrochen. Das Thema Home-Office wird im Rahmen der Kampagne „Social Distance“ für viele Unternehmen zum Rettungsanker.

Wer gut vorbereitet ist kann auch diese Krise einigermaßen gut überstehen. Zumindest lässt sich der finanzielle Verlust etwas abfedern, wenn der Betrieb von zu Hause weiter läuft.

Das sind die technischen Schwerpunkte

Stabile Internetverbindung im Betrieb

Internetzugang bei den Mitarbeitern im Homeoffice

Sicherer Zugriff auf die geschäftlichen Unternehmensdaten

Technische Ausstattung im Homeoffice

Einweisung und Arbeitszeit Pläne

Verfahrensanweisungen und Dokumentation

Telefonie, Kommunikation, virtuelle Meetings

Diese Themen sollten Sie mit einplanen

Kommunikation

mit Ihren Kunden

E-Mail

geschäftliche Korrespondenz

Rufumleitung

Kundenbindung

Marketing

was ist nach der Krise?

U

Kontaktoption

wie & wann erreichbar

Datenzugang

Vorgänge bearbeiten

Teamwork

Kommuikation im Team

Technik

wer hilft im Fehlerfall

Optimieren Sie Ihren Alltag

Sicherlich, Sie sollen weitgehend auf soziale Kontakte verzichten und Ihr Haus nur für einen wirklich wichtigen Grund verlassen. Das heißt aber nicht, dass Sie von morgens bis Abends an Ihrem Laptop sitzen und nur noch Arbeit im Kopf haben.

Struktieren Sie Ihren neuen Arbeitsalltag. Machen Sie sich einen 2 Wochen Plan und legen Sie feste Arbeitszeiten fest, wo sich sich auf die Firma konzentrieren und machen Sie regelmäßig Pausen und schnappen Sie Mittags auch mal frische Luft.

Allgemeine Tipps für das Homeoffice

Das Arbeiten im Homeoffice erfordert eine große Konzentration und wenig Ablenkung durch Familie oder fremde Personen.

Richten Sie sich einen „eigenen festen Arbeitsplatz“ ein, wo Sie auch ungestört telefonieren, chatten oder „arbeiten“ können.

Sorgen Sie für eine ausreichende Beleuchtung und einen bequemen Stuhl. (Fragen Sie Ihren Chef, ob Sie Ihren ggfs. Ihren ergonomischen Bürostuhl, für die Dauer mitnehmen können.

Sind in Ihrem Haushalt Kinder anwesend, ist ein Headset mit Noise-Cancelling in jedem Falle eine gute Investition.

 

Transformieren Sie Ihr Homeoffice in ein papierloses Büro, das spart Toner und Platz. Ein Multifunktionsdrucker, der über W-Lan zu erreichen ist und Scannen und Kopieren kann, finden Sie schon für unter 70 € bei Amazon. (Angebote zeigen)

E-Mail Adresse

Leiten Sie Ihre Firmen E-Mail Adresse nicht einfach auf Ihren privaten Account um. Wenn Sie dem Kunden eine Antwort senden, sieht das eher unprofessionell aus wenn dort als Absender xxxx@gmx.de oder xxxx@t-online.de steht. Sorgen Sie dafür dass Sie ggfs. über einen Internet-Browser den Zugriff auf Ihre geschäftlichen E-Mail Anschluss erhalten und kommunizieren Sie mit Ihrer Firmenadresse bei Kunden und Lieferanten.

Diese Funktion könnte Ihr Chef relativ einfach mit dem Synology-Mail-Server umetzen und Ihnen den Zugriff auf die E-Mails mit einer gesicherten Webseite bereitstellen.

Verbindung zum Team – Chat mit den Kollegen

Eine der größten Herausforderungen dürfte die schnelle und unkomplizierte Kommunikation mit den Kollegen in deren Homeoffice sein. War es bislang noch Gang und Gebe, mal eben über den Schreibtisch zu rufen oder mal kurz eben die eine Etage hoch zulaufen um sich dem Kollegen kurz zu schließen, so erfordert diese Aufgabe nun etwas mehr Aufwand. Obwohl das natürlich auch mit Whatsapp und Skype zu lösen ist, scheitert es oftmals an den strengen Datenschutzrichtlinien der Unternehmensführung.

Wer eine Synology besitzt, kann seinen eigenen Chat-Server verwenden, bei dem Sie keine Verbindung auf fremde Server aufgebaut wird oder andere Probleme mit der DSGVO zum Zuge kommen würden. Mit dem Synology-Chat-Server bleibt alles innerhalb Ihres Unternehmen. Alle Verbindungen und Unterhaltungen bleiben innerhalb Ihres Firmennetzwerk, da keine Verbindung zu fremden Server aufgebaut werden muss.

Virtuelle Konferenz – Online meeting

Für Online-Konferenzen, Meetings und Vorführungen gibt es eine Vielzahl an Lösungen mit unterschiedlichen Komfortfunktionen. Für den einfachen und schnell einzurichtenden Dienst, eignet sich Mikogo. Die Server stehen in Deutschland und selbst mit der kostenfreien Variante ist der Zugriff vom Client aus, plattform-unabhängig möglich und geschieht direkt über den Browser.

Auch andere professionelle Lösungen sind teilweise kostenlos zu haben und liefern ideale Ergebnisse. Ein Platzhirsch im Bereich Online Meeting ist Zoom. Zoom findet vor allem bei Webinar-Anbietern großen Anklang und kann ebenfalls für Onlinebesprechnungen oder Schulungen verwendet werden. Dabei stehen kollaborationsfähige Konferenzräume und ein Telefonsystem zur Verfügung.

Zur Teilnahme am virtuellen Meeting ist eine kleine einmalige Softwareinstallation notwendig, die über den Einladungslink instaliert werden kann und keine besonderen Kentnisse voraussetzt.

Video Konferenzen (Face 2 Face)

Für die schnelle FaceTime Konferenz mit den Kollegen geht natürlch auch ein iPhone oder MacBook. Sofern der Partner ebenfalls über ein MacBook oder iPhone verfügt, können im Gruppenchat auch bis zu 32 Teilnehmer kommunizieren.

Für ANDROID Smartphones gibt´s ebenfalls ein Videochat mit dem Namen Hangouts, welches sich ebenfalls auch auf iOS Geräten installieren lässt. Leider sind FaceTime und Hangout nicht kompatibel, deswegen müssen sich alle Teilnehmer auf ein System einigen.

Wer kein modernes Smartphone besitzt, oder seine private Handynummer nicht an alle Kollegen weitergeben möchte, kann auf Skype zurückgreifen. Alles was es für die virtuelle Konferenz braucht ist ein PC oder Laptop, Internet, Lautsprecher und ein Mikrofon oder eine WebCam in der das Mikrofon bereits eingebaut ist.

Auch Microsoft biete eine Plattform für die Echtzeitkommunikation an. Wegen der Corona-Krise ist Microsoft-Teams in den nächsten 6 Monaten sogar vollkommen kostenlos zu bekommen.

Teams ist in Office 365 Paketen bereits grundsätzlich enthalten und kann neben Chat und Kalender auch  für Videogespräche und die verschlüsselte Datenübertragung verwendet werden.

Webcam

Gerade im Bereich Webcams gibt es allerlei Qualitätsunterschiede. Ich verwende seit vielen Jahren ausschließlich Webcams von Logitech oder Microsoft, da ich ausdrücklich Wert auf Qualität und Kompatibilität lege.

Logitech bietet auch für den Konferenzraum ein passendes Modell unter 160 € an. Die BCC950 ist mit Freisprecheinrichtung und dem 180 Gad Blickfeld und dem Kameramotor ideal für 1-4 Personen geeignet

 

Team Kalender und Kontakte

Auch wenn fast alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, darf der Zugang zum Teamkalender nicht fehlen.

Alleine für die tägliche Arbeitsplanung und Abstimung der Online-Meetings oder sonstigen Terminen ist der Teamkalender das A & O für das Homeoffice.

Für die Exchange-Anwender stellt das meistens keine große Herausforderung dar, wel Sie bereits im Outlook, den freigegeben Firmenkalender eingebunden haben. Oder sich via OWA schnell einen Zugang über den Browser verschaffen können.

Firmen die bereits über eine Synology DiskStation verfügen, können über die Anwendung Synology-Calendar diese Funktion ebenfalls schnell nachrüsten. Der Teamkalender ist sa ebenfalls über eine sichere Webseite für alle Teilnehmer erreichbar und ständig aktuell.

Eine Einbindung an Outlook, Thunderbird und Co. wäre auch denkbar. Allerdings sollte man dabei aufpassen, dass am privaten PC nicht zuviel mit der Firma vermischt wird, den irgendwann muss das auch wieder rückgängig gemacht werden.

Gleiches gilt selbstverständlich auch für die Firmenkontakte. Sofern im Betrieb ein gemeinsames Adresbuch mit Kundendaten gepflegt wird, kann dies ebenfalls über die Synology für die Homeoffice Anwender eingerichtet werden.

Auch hier ist keine Installation im Homeoffice erforderlich, da die Firmenkontakte direkt mit dem Browser anzusprechen sind.

Sicherer Datenzugriff

Eine weitere große Hürde stellt der Datenzugriff auf die Firmendaten, vom Homoffice dar.

Dropbox & Co.

Für diese Zwecke nutzen viele Anwender Dropbox oder One Drive von Microsoft. Beides ist kostenlos zu haben und erfodert lediglich eine kurze Anmeldung. Doch viele Unternehmen sind auf die strikte Einhaltung der DSGVO bedacht und trauen externen Cloud-Betreibern auch nicht so recht über den Weg.

Hierfür bietet Synology ebenfalls eine perfekte und sogar kostenlose Alternative und das sogar unter Einhaltung der strengsten Datenschutzverordnungen.

Synology Cloud mit Drive

Ein sicherer Datanaustausch mit granularen Benutzerrechten für das Hameoffice, lasst sich mit Synology Drive schnell und einfch realisieren. Der Homeoffice Anwender kann somit unabhängig vom Betriebssystem auf die Firmendaten zugreifen und diese nach Bearbeitung wieder dort ablegen.

Da hierfür keine Installation auf dem Client-PC notwendig ist, ist der Cloud-Dienst Drive zu allen Geräten und System kompatibel. Selbst für Smartphone und Co. gibt es passende Anwendungen, die den Datenaustausch zum Kinderspiel machen.

Da der Zugriff auf den Datenbestand über eine mit SSL gesicherte Webseite der Synology erfolgt, ist ein VPN-Tunnel (und deren kompexe Einrichtung) überflüssig. Der Anwender im Home-Office wird es sicherlich begrüßen, dass er keine komplizierten Einstellungen auf seinem privaten Computer durchführen muß.

Die Einrichtung der firmeneigenen Cloud und den gesicherten Zugriff auf die Daten kann vom erfahrenen IT-Admin i.d.R. schnell umgesetzt werden. Für alle anderen und für den unerfahrenen Chef,  bietet sich unser Synology-Coaching-Service oder unsere Sofort-Hilfe-Pakete für Synology an.

Synology Sofort-Hilfe-Paket

Im Zuge der Corona-Krise möchten wir auch einen Beitrag leisten und bieten deshalb unsere
Synology-Sofort-Hilfe-Pakete
für die schnelle Unterstützung bei der Einrrichtung des Homeoffice

Unterstützungs Pakete

1. Synology Cloud Service Installation

Bei Auswahl dieses Pakets installieren wir gemeinsam auf Ihrer Synology DiskStation /RackStation alle erforderlichen Pakete. Zusätzlich richten wir die Synology für den gesicherten öffentlichen Zugriff für die Mitarbeiter ein.

2. Synology Cloud und Team Service

In diesem Paket sind alle Leistungen aus dem Paket 1 (Cloud Service Installation) enthalten und zusätzlich noch die Einrichtung eines Teamkalenders und Adressbuch über eine SSL-gesicherte Webseite. Zusätzlich installieren wir noch gemeinsam das Synology Office für Ihr Team. Einschließlich einer kurzen Einweisung zur Verwendung.

3. VPN-Plus Server mit Synology

In diesem Paket installieren und konfigurieren wir gemeinsam den VPN-Plus-Server auf Ihrer Synology und binden exemplarisch einen Homeoffice Anwender ein.

4. Fritz!Box VPN Service Einrichten

In diesem Paket richten wir die VPN-Dienste auf Ihrer Fritz!Box ein. Im gleichen Zuge richten wir auch aus einem Ihrer Homeoffice die VPN-Verbindung ein.

Wie kann ich ein sofort-Hilfe-Paket buchen

Bitte verwenden Sie dazu diesen link zu unserem Buchungssystem.

vielen Dank für die Unterstützung und die interessante Einweisung. Dank Ihres Sachverstand und ihrer ausführlichen Anleitung konnte ich alle Mitarbeiter noch am selben Tag unmittelbar nach unserem Coaching innerhalb weniger Minuten mit unserer neuen Firmen-Cloud verbinden.

Paul M.H.

STO Corner

Danke für die schnelle Hilfestellung. Ich bin sehr beeindruckt wie leicht mir die Einrichtung nun fällt. Sie haben vollkommen Recht: „wenn man weiß wie es geht, ist es wirklich einfach“. Noch mals vielen Dank für die gute Arbeit.

Jessica L.

CEO

Ausgezeichnet. Sehr schnelle Bearbeitung meiner Anfrage und absolut kompetente unterstütung bei meiner Einrichtung. Die Abwicklung und die gesammte Kommuniaktion war effizient und  quailitativ sehr hochwertig. Danke dafür.

Rainer M.

EDV Berater

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datenschutz

10 + 15 =

noch `ne Frage ?

dann rufen Sie uns doch eben kurz an

(0231) 797 899 51

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